Egy szabadidősport-eseményt egyszer megszervezni is komoly feladat. Az igazi kihívás azonban az, hogy a rendezvény jövőre, öt vagy akár tíz év múlva is létezzen. A SZEOSZ oktatóvideó-sorozatában Kocsis Árpád, a BSI ügyvezetője mutatja be, miért ugyanolyan fontos a reális költségvetés, a tudatos bevételtervezés és a támogatói háttér, mint maga a verseny szakmai megszervezése.
Kocsis Árpád 37 éve szervez futóversenyeket és szabadidősport-eseményeket, a kisebb helyi rendezvényektől a több tízezres, nemzetközi mezőnyt megmozgató eseményekig. Tapasztalata szerint minden rendezvény egy álommal és kitartással kezdődik, de ahhoz, hogy az ötletből fenntartható esemény legyen, nagyon gyorsan előkerül a pénzügyi tervezés kérdése is.
Reális költségvetés, óvatos bevételtervezés
A résztvevő a verseny napján a rajtkaput, a sátrakat, a frissítést és a befutóérmet látja. A háttérben azonban rengeteg kisebb-nagyobb költségtétel húzódik meg. Bár sok feladat megoldható önkéntes vagy baráti segítséggel, a hatósági és szakmai szolgáltatásokat ki kell fizetni. Éppen ezért az egyik első feladat az összes várható költség részletes számbavétele.
A bevételekkel már jóval óvatosabban érdemes számolni. Magyarországon több mint ezer szabadidősport-esemény közül választhatnak a résztvevők, egy-egy hétvégén pedig akár 15–20 futóesemény is szerepelhet a versenynaptárban. Az ezer fő feletti események száma kevés, az átlagos résztvevőszám inkább 500 alatt van. Egy új rendezvény pénzügyi tervét ezért nem érdemes arra alapozni, hogy biztosan tömegek érkeznek majd.
Kocsis Árpád egyik fontos tanácsa, hogy már az esemény meghirdetése előtt tudni kell, honnan pótolható az esetleges bevételkiesés. Jobb szerényebb rendezvényt tervezni, majd a megmaradó összeget visszaforgatni a következő évbe: korábban elindítani a kampányt, fejleszteni az eseményt vagy olyan eszközöket vásárolni, amelyek később is használhatók.
A szponzor nem csak pénzt jelent
A hazai szponzorációs piac különösen a kisebb rendezvények számára nehéz terep. Éppen ezért nem kizárólag nagy összegű támogatásokban érdemes gondolkodni. A helyi vállalkozók által biztosított ásványvíz, pékáru, frissítés vagy akár egy sofőrrel együtt rendelkezésre bocsátott kisteherautó olyan bartersegítség lehet, amely jelentős kiadást vesz le a szervező válláról.
A kisebb események egyik legerősebb lehetősége a helyi kötődés. Érdemes megszólítani azokat a vállalkozókat és döntéshozókat, akiknek fontos a település, és megmutatni nekik, milyen értéket teremt a rendezvény. Ehhez pedig bátorság is kell: a támogatást kérni kell, nem elég várni arra, hogy valaki magától jelentkezzen.
Egy sportesemény a településnek is értéket teremt
Egy jól időzített rendezvény turisztikai szempontból is komoly vonzerő lehet. A résztvevők nemcsak sportolnak: szállást foglalnak, éttermekbe és kávézókba mennek, vásárolnak, majd jó élmény esetén később is visszatérhetnek. Ezért a szervezőnek érdemes számszerűen is megmutatnia az önkormányzatnak és a helyi vállalkozóknak, hány ember érkezett, honnan jöttek, és milyen forgalmat generáltak.
A támogatói kapcsolat ráadásul jóval több egy molinónál. A szponzor megjelenhet a rendezvény honlapján, közösségi felületein, eseménynaptárakban és természetesen a helyszínen is. Fontos, hogy maga a támogató is átélhesse az eseményt: egy rajt hangulata és a célba érkezők öröme sokszor többet mond bármilyen prezentációnál.
A legfontosabb: időben elkezdeni
A szponzorációs munka nem néhány héttel a rendezvény előtt kezdődik. A közepes és nagy cégek akár több mint egy évvel előre terveznek, ezért egy nagyobb eseménynél már nyár közepén érdemes megkezdeni a következő évre szóló tárgyalásokat. Az ajánlatnak pedig nem feltétlenül kell látványosnak és hosszúnak lennie: sokkal fontosabb, hogy rövid, racionális és lényegre törő legyen.
A hosszú távú sikerhez tehát nemcsak jó útvonal, látványos érem és lelkes szervezőcsapat kell. Reális költségvetésre, óvatosan tervezett bevételekre, tartalékra, helyi támogatókra és folyamatos szponzorációs munkára is szükség van. Ami pedig a nagy rendezvényeknél működik, annak alapelvei kisebb léptékben is alkalmazhatók.