Mikor érdemes először megkeresni a sajtót egy közelgő sporteseménnyel? Hogyan találjuk meg azokat az újságírókat, akiket valóban érdekelhet a rendezvényünk? Mitől lesz egy eseményből hír, és hogyan építhetünk hosszú távú kapcsolatot a médiával? A SZEOSZ oktatóvideó-sorozatában Bányász Árpád, a Sportbánya alapító főszerkesztője mutatja be a tudatos sajtókommunikáció legfontosabb lépéseit.
Egy szabadidősport-esemény kommunikációja nem a rajt napján kezdődik. Ahhoz, hogy a rendezvény híre időben eljusson a célközönséghez, már jóval korábban el kell kezdeni a munkát – és ebben a sajtónak, illetve a médiának egy kisebb, helyi esemény esetében is fontos szerepe lehet.
Másfél-két hónappal korábban már érdemes kopogtatni
Egy egyedi rendezvénynél körülbelül másfél-két hónappal az esemény előtt érdemes először jelentkezni a sajtónál, ezt követően pedig rendszeres, visszatérő tájékoztatással fenntartani az érdeklődést.
Az időzítésnél azt is figyelembe kell venni, milyen más sportesemények zajlanak ugyanabban az időszakban. Egy kiemelt mérkőzés, világbajnokság vagy például a Forma–1-es Magyar Nagydíj jelentős szerkesztőségi kapacitást köt le, így a médiazajban egy kisebb rendezvény híre könnyebben háttérbe szorulhat.
A visszatérő eseményeknél pedig a következő rendezvény kommunikációja gyakorlatilag már az aktuális esemény utókommunikációjával elkezdődhet.
Nem kell mindig az országos médiát megcélozni
Egy megyei vagy helyi rendezvény számára sokszor a helyi sajtó jelenti a legfontosabb kommunikációs felületet. Országos médiumot akkor érdemes megkeresni, ha az eseménynek olyan különleges szereplője vagy története van, amely szélesebb érdeklődésre is számot tarthat.
Legalább ilyen fontos megtalálni azokat az újságírókat, akik személyesen is kötődnek a sporthoz és a szabadidősporthoz. Érdemes saját, folyamatosan frissített sajtólistát vezetni, figyelni a szerkesztőségek közötti mozgásokat, és személyes kapcsolatokat építeni.
A számok önmagukban nem elegendők – kell a sztori
Hányan neveztek? Mekkora a táv? Mikor lesz a rajt? Ezek nélkülözhetetlen információk, de a média figyelmének felkeltéséhez sokszor nem elegendők.
Egy ismert sportoló részvétele, egy különleges helyi szereplő, egy jótékonysági kezdeményezés vagy akár egy jeles naphoz kapcsolódó történet olyan pluszt adhat az eseménynek, amelyből valódi sajtótartalom születhet.
A történetet ráadásul nem az utolsó pillanatban kell keresni: már a rendezvény előkészítésekor érdemes végiggondolni, mi lehet az az elem, amely túlmutat a puszta eseményadatokon.
Röviden, pontosan, használhatóan
A jó sajtóanyag nem feltétlenül hosszú. Sőt: érdemes legalább két változatban gondolkodni. Készüljön egy néhány soros alapinformáció, amelyből az újságíró azonnal megtudja, mi történik, hány résztvevő várható és mi lesz az esemény különlegessége, valamint egy részletesebb háttéranyag azoknak, akik bővebben foglalkoznának a rendezvénnyel.
Ugyanez igaz a vizuális anyagokra is. A megfelelő felbontású fotó és a felhasználható videó jelentősen növelheti a megjelenés esélyét. A televíziók számára érdemes fekvő videóban is gondolkodni, miközben a közösségi média igényeihez az álló formátum is fontos lehet.
Az újságírót az eseményen sem szabad magára hagyni
Ha egy újságíró ellátogat a rendezvényre, fontos, hogy legyen valaki, aki fogadja, megadja neki a szükséges információkat, segít megszervezni a nyilatkozatokat, és megmutatja azokat az embereket, történeteket és pillanatokat, amelyekből érdekes anyag készülhet.
A sajtóval kapcsolatot tartó kollégának ezért nemcsak az eseményt kell ismernie: kommunikációs szemléletre is szüksége van. A nyilatkozatokra szintén érdemes előre felkészülni, végiggondolva a legfontosabb számokat, különlegességeket és kulcsüzeneteket – sőt azt is, mit mondunk akkor, ha valami nem a tervek szerint alakul.
A kapcsolat nem ér véget az eseménnyel
A sajtómegjelenéseket érdemes visszaosztani az esemény közösségi felületein, és megköszönni az adott médiumnak, hogy foglalkozott a rendezvénnyel. A verseny után pedig jöhetnek a fotóösszeállítások, videók, köszönő tartalmak, visszatekintések, illetve visszatérő rendezvény esetén akár a következő időpont bejelentése is.
A tudatos sajtókommunikáció lényege tehát nem az, hogy egyszerre minden médiumhoz eljussunk. Sokkal fontosabb lehet egy-egy megfelelő újságíróval valódi, hosszú távú kapcsolatot kialakítani.
Jó időzítés, jó történet, rövid és pontos információ, használható képi anyag és személyes médiakapcsolatok – ezekből épülhet fel egy sportesemény hosszú távon is működő sajtókommunikációja.